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Sehr geehrte Kundinnen und Kunden des Beihilfeservice,

der Beihilfeservice befindet sich aktuell in einer herausfordernden Situation. Zu den Hintergründen möchten wir Sie nachfolgend transparent informieren.

Ausgehend ab dem Kalenderjahr 2024 erreichen den Beihilfeservice massiv gestiegene Antragszahlen in historischen Höhen. Eine jährliche Antragssteigerung ist seit langem eine bekannte regelmäßige Entwicklung in der Beihilfe, die aktuellen Eingangszahlen liegen jedoch signifikant oberhalb aller bis dato bekannten Entwicklungen. So erreichten den Beihilfeservice im aktuellen Jahr bislang im Schnitt 18.400 Anträge, Höchsteingänge lagen in den bisherigen Kalenderwochen bei rd. 22.000 Neuanträgen auf eine individuelle Beihilfe. Die wöchentlichen Eingänge lagen im Vergleich in den Vorjahren bei rd. 13.400 im Jahr 2023 und 15.600 im Jahr 2024. Auch der übliche Abschwung der bekannten Antragswelle zum Jahreswechsel blieb in 2025 vollständig aus.

Für das Jahr 2024 ergab sich aus diesen Steigerungen bereits ein Plus von mehr als 17% im Gesamtantragseingang gegenüber dem Vorjahr 2023. Die Gesamtzahl der Beihilfeanträge stieg um rd. 115.000 Anträge auf mehr als 810.000 Anträge im vergangenen Kalenderjahr. Damit einher geht ein signifikantes Plus bei den Beihilfeerstattungen, so dass im Ergebnis nicht alleine ein verändertes Antragsverhalten, sondern ein tatsächliches Plus an Arbeitsaufkommen zu bewältigen ist. Diese Entwicklung stellt keine Besonderheit des Å·ÃÀÊìÅ®ÂÒÂ×er Beihilfeservice dar, sondern wird in gleicher Weise in allen Beihilfestellen der Länder und des Bundes sowie auch bei den privaten Krankenversicherungen und letztlich auch der GKV (Gesetzliche Krankenversicherungen) festgestellt.

Parallel zu den vg. Zahlen stieg die Anzahl der betreuten Pflegefälle um rd. 12% sowie die Anzahl der Empfänger einer pauschalen Beihilfe um rd. 3.000 Personen (plus rd. 43%) in den letzten 12 Monaten.

Der Beihilfeservice stellt sich diesen Herausforderungen engagiert und proaktiv auf allen Ebenen und hat technische, personelle sowie organisatorische Maßnahmen zur Bewältigung dieser massiven Antragssteigerungen ergriffen.

So konnte im Jahr 2024 die Vollbesetzung aller Stellen des Beihilfeservice erreicht werden. Auch in 2025 entstehende Vakanzen werden im Kontext aktueller Auswahlverfahren unmittelbar und vorausschauend nachbesetzt, so dass auch in 2025 eine personelle Vollbesetzung des Beihilfeservice gehalten wird.

Seit dem Jahresbeginn leisten darüber hinaus Mitarbeitende des Beihilfeservice regelmäßig freiwillige Mehrarbeit zur Bewältigung der gestiegenen Antragseingänge. Kontinuierlich steigende Antragszahlen stellen in diesem Kontext jedoch eine große Herausforderung dar, da gewonnene Personalkapazitäten faktisch nur gegen die massiv steigenden Antragszahlen wirken, jedoch keine signifikanten Überkapazitäten zum Abbau von Arbeitsvorräten erzeugen.

Vor diesem Hintergrund prüft der Beihilfeservice kontinuierlich weitere Maßnahmen. Zur Gewährleistung einer im Einzelfall schnelleren finanziellen Entlastung werden regelmäßig Anträge, die einer schnellen Bearbeitung durch neue Mitarbeitende zugeführt werden können, technisch gefiltert und in einem leistbaren Rahmen – neben der laufenden Einarbeitung – vorgezogen bearbeitet. Dies führt im Einzelfall dazu, dass für Kundinnen und Kunden ein Antrag mit einem jüngeren Antragsdatum schneller beschieden wird als ein eigener Antrag eines älteren Datums.

Dies bedeutet ausdrücklich nicht, dass der Antrag älteren Datums nicht im Beihilfeservice vorliegt! Die veränderte Reihenfolge ist ausschließlich dieser organisatorischen Maßnahme geschuldet, die im Einzelfall für Sie zu einer schnelleren finanziellen Teilentlastung führen soll. Bitte sehen Sie daher – wenn möglich – von Nachfragen in diesem Kontext ab. Die regelmäßige Bearbeitungszeit stellt der Beihilfeservice transparent auf seiner Seite im Internet zur Verfügung.

Als technische Maßnahme zur Unterstützung des Beihilfeprozesses steht Ihnen seit wenigen Wochen darüber hinaus die neue Beihilfe App mit dem digitalen Rückkanal für den Beihilfebescheid zur Verfügung. Es ist ein optionales Angebot des Beihilfeservice und stellt für alle Kundinnen und Kunden den komfortabelsten Weg der Antragstellung per Handy oder Tablet dar. Sie erhalten zu jedem Antrag eine digitale Eingangsbestätigung, Statusmeldungen zum Bearbeitungsstand sowie auf dem sicheren digitalen Rückkanal Ihren Beihilfebescheid. Auch in herausfordernden Zeiten hat der Beihilfeservice dieses Projekt engagiert fortgeführt und zum Echtbetriebsstart vor wenigen Wochen geführt.

In diesem Zusammenhang haben wir zwei kurze Bitten an alle Kundinnen und Kunden:
Der Beihilfeservice erhält Personalstammdaten über eine technische Datenschnittstelle aus dem Å·ÃÀÊìÅ®ÂÒÂ×er Personalverwaltungsverfahren „IPV“. Die Pflege Ihrer Adressdaten – als wesentlicher Teil dieser Stammdaten – findet daher primär in der für Sie zuständigen Personalstelle statt. Durch den notwendigen Versand eines sog. Freischaltcodes für die vorgeschriebene 2-Faktor-Authentisierung in der neuen Å·ÃÀÊìÅ®ÂÒÂ×er App an die Privatadresse wird aktuell sichtbar, dass in einer Vielzahl von Fällen offenkundig noch eine veraltete Adresse – evtl. auch parallel zur aktuellen Adresse – in der Personalstelle mit gepflegt wird. Vor diesem Hintergrund erreicht den Beihilfeservice aktuell jeden Tag leider eine Vielzahl von Freischaltcodes als sog. Irrläufer („Adresse unbekannt“, „Empfänger unter der Adresse nicht gemeldet“ usw.). Eine Inbetriebnahme der App ist für diese Betroffenen mangels zugegangenem Freischaltcode dann nicht möglich. Sofern Sie aktuell länger (mehr als 10 Arbeitstage) auf Ihren Freischaltcode warten und in der jüngeren Vergangenheit umgezogen sind, könnte dies ggf. der Hintergrund sein. In der Regel erreicht Sie ein Freischaltcode innerhalb weniger Arbeitstage (meist 2-5 AT).

Der Beihilfeservice ist bestrebt mit allen Betroffenen in den bilateralen Kontakt zu treten und eine Klärung auf kurzem direkten Weg zu ermöglichen. In Fällen, in denen gegenüber dem Beihilfeservice bis dato jedoch keine weitere Kontaktmöglichkeit eröffnet wurde (Telefonnummer, Mailadresse) stellt dies faktisch in einer Reihe von Fällen jedoch eine Unmöglichkeit für uns dar. Sollten Sie hiervon betroffen sein und der angeforderte Freischaltcode auch nach rd. 10 Arbeitstagen nicht bei Ihnen angekommen sein, nutzen Sie bitte innerhalb der App die Option „Kontakt App Nutzung“ und wenden sich an den technischen Support für die Å·ÃÀÊìÅ®ÂÒÂ×er Beihilfe App . Wir werden uns so schnell wie möglich Ihrer Anfrage annehmen.

Ein wichtiger Hinweis für alle neu verbeamteten Mitarbeitenden – insb. unsere neuen Kund:innen aus dem Bereich der verbeamteten Lehrkräfte. Bitte beachten Sie, dass vor einer ersten Nutzung eines digitalen Antragskanals zur Beihilfe zunächst das Stammdatenblatt einmal vollständig ausgefüllt werden muss und dem Beihilfeservice zusammen mit dem Nachweis der bestehenden Krankenversicherung (Kopie des Krankenversicherungsscheins) vorliegen muss. Der erste Beihilfeantrag muss darüber hinaus – einmalig – in Papier eingereicht werden. Im Rahmen der ersten Antragsbearbeitung werden Sie dann für eine digitale Antragstellung freigeschaltet und können sich bei der Å·ÃÀÊìÅ®ÂÒÂ×er Beihilfe App oder dem Verfahren Beihilfeantrag online registrieren und Ihre Beihilfe zukünftig digital einreichen. Bitte entscheiden Sie sich hierbei nur für einen digitalen Kanal! Für die „normale“ Beihilfe empfehlen wir Ihnen die Beihilfe App, im Falle einer vorliegenden Pflegebedürftigkeit nutzen Sie bitte das Verfahren Beihilfeantrag online.

Als interner Dienstleister sind wir uns den an uns gestellten Kund:innenanforderungen sehr bewusst. Eine transparente Darstellung der aktuellen Situation war uns in diesem Kontext ein Anliegen.

Wir möchten Ihnen versichern, dass alle Beteiligten mit Hochdruck auf allen Ebenen daran arbeiten, zu akzeptablen Bearbeitungszeiten zurückzukehren.

Für Ihr Verständnis unser ausdrücklicher Dank an alle Kundinnen und Kunden.

Ihr Beihilfeservice